「タスクが多すぎて整理できない」「重要なことを後回しにしてしまう」…そんな悩みを抱えていませんか？
Trello、Todoist、Zapierを活用すれば、
- Trelloでタスクの可視化
- Todoistでタスクを実行管理
- Zapierでタスクの自動化
が可能になり、タスク管理の負担を大幅に軽減できます。
本記事では、Trello×Todoist×Zapierを組み合わせた効率的なタスク管理方法を解説します。
TrelloとTodoistの使い分け
TrelloとTodoistとは、どちらもタスク管理やプロジェクト管理を効率化するためのツールです。
それぞれのツールには適した役割があります。
Trello・Todoistはどちらも有料プランもありますが、今回は無料プランで十分活用できます。
Trello：プロジェクトやタスクの進捗管理向け
- ボード・リスト・カード でタスクを「見える化」
- カンバン方式で、タスクの進捗を直感的に把握できる
- チームでのタスク管理に最適
4象限マトリックス（緊急度×重要度）の活用
Trelloでタスクを整理する際、「緊急度」と「重要度」の2軸で分類 すると、タスクの優先順位が明確になります。
| 優先順位 | タスクの種類 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 1. 緊急で重要 | すぐ対応すべきタスク | Todoistに追加し、すぐに取り組む |
| 2. 重要だが緊急でない | 長期的なプロジェクト | Todoistに登録し、計画的に実行 |
| 3. 緊急だが重要でない | 他者に依頼できるタスク | Trelloで担当者を割り当てる |
| 4. 緊急でも重要でもない | やる必要のないタスク | Trelloで「保留」または削除 |
このように、Trelloで全体のタスクを可視化し、Todoistで実行するタスクを管理するのが効果的です。
自分で、「これは誰かに委託できるのか？」「目的に対してやる必要があるのか？」を判断しながら、カードを移動させていきます。
Todoist：日々のタスク管理やリマインダーに最適
- シンプルなUIでタスクをリスト化
- 期限・優先度・ラベルを設定しやすい
- 繰り返しタスクやリマインダー機能が充実
Trelloで作成したタスクをさらに管理しやすくするのが、Todoistです。
後ほど説明するzapierとの連携をすると、 Trelloで作成したタスクがTodoistに連携され、Todoistにタスクが作成されます。
いつまでに何をしたら良いのか、どれだけのタスクが溜まっているのかなど管理しやすくなっています。
また、その他にも日々のルーティーンも組み込むなどすると、より使いやすくなります。
Zapierを使ったTrelloとTodoistの連携
📌 Zapierとは？
Zapierは、異なるアプリ間を連携し、タスクを自動化できるサービスです。TrelloとTodoistを連携させることで、
- Trelloで重要タスクに移動 → Todoistに自動追加
- Todoistのタスク完了 → Trelloの「完了」リストに自動移動（有料プランが必要）
といった自動化が可能になります。
📌 Zapierで設定する自動化フロー
🔹 Zap 1：Trelloの「重要タスク」をTodoistに自動登録
- トリガー（Trigger）：「TrelloのToDoリスト内で『緊急で重要』または『重要だけど緊急でない』に移動したら」
- アクション（Action）：「Todoistにタスクを自動追加」
この設定をすると、Trelloで作成したタスクカードが”緊急で重要”または”重要だけど緊急でない”に移動したら、Todoistでタスクが作成されます。
あとは、Todoistにあるタスクを一つ一つこなしていきます。
ここまでは、すべてのツールを無料で使用できます。
しかし、これではタスクが完了してもTrelloにはカードが残ったままになってしまいます。
一日の終了後、Trelloで各リスト内にあるカードをアーカイブすれば、無料のまま使用できますが、ここでZapierを有料プランに加入するとさらに便利に使用できます。
🔹 Zap 2：Todoistのタスク完了時にTrelloの『完了』リストへ移動（有料プランが必要）
- トリガー（Trigger）：「Todoistでタスクを完了したら」
- アクション（Action）：「Trelloの『完了』リストへカードを移動」
Zapierの無料プランと有料プランの違い
Zapierの無料プランでは**「Search Card in Trello」**の機能が使えないため、完全な自動化（Todoistのタスク完了時にTrelloの該当カードを自動検索して移動する仕組み）は実現できません。
無料プランでもできること
✅ Zap 1（Trello → Todoist）は無料で利用可能！まずはここから試そう
❌ Zap 2（Todoist → Trello）のカード検索機能は無料プランでは使えない
❌ Zapierの無料プランは月100タスクの上限があるため、頻繁にタスクを処理する人には向かない
有料プランを使うべき人
✅ 毎日大量のタスクを処理している
✅ 手作業のタスク移動が面倒
✅ 長期的に見て、業務効率を大幅に向上させたい
✅ 他のワークフロー（GmailやSlackなど）も自動化したい
まずは無料プランでも良いですが、他にもZapを使って、自動化することができるので、Zapierの課金はおすすめします！
Zapierの有料プラン（Starterプラン以上）にすることで、
- 月100タスクの制限がなくなる
- 「Search Card in Trello」 などの高度な自動化が可能になる
- Gmail、Slack、Googleスプレッドシートなど、他のツールとの自動化も実現できる！
まとめ
・Trelloでタスクの可視化 → Todoistでタスクを実行 → Zapierで自動化
・4象限マトリックスを活用し、タスクの優先順位を明確に
・無料プランでもZap 1を使って自動化のメリットを体験できる
・本格的な自動化を目指すなら、Zapierの有料プランを検討する価値あり
・Zapierの課金で他のワークフローも自動化し、業務効率をさらにアップ！
まずは、無料プランでZap 1を設定し、TrelloとTodoistの連携を試してみましょう。 完全自動化や他のツールとの連携をしたい場合は、Zapierの有料プランを検討するのがベストです。
ぜひ、Trello×Todoist×Zapierを活用して、スマートなタスク管理を実現してください！
